تبلیغات
بورس ژاپن - لندن - امریکا- فارکس - جلوتر از زمان حركت كنید

1-مقدمه
آیا تا به حال احساس نكرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه كه می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی كار می‌كنید ولی همیشه این حس را دارید كه اهدافتان در حال گریز هستند؟


وقتی حمایت از كاركنان كاهش می‌یابد فشار كار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر كار كنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف كاری به همكاران، دیگر یك موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش كارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل كار می‌شود.

 

2- تعیین اهداف

قبل از این كه بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یك چشم‌انداز گسترده نگاه كنید. پایه و اساس كار داشتن یك شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی كه باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم كنید. وقتی اهداف را مشخص می‌كنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

مدیریت زمان

اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.

اهدافی را مد نظر قرار دهید كه شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امكان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

ضروری است كه از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت كنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امكان پذیر است. هنگامی كه اهداف كاری را مشخص كردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی كنید:

اهداف بلند مدت (شش ماه تا یك سال)

اهداف میان مدت (یك تا شش ماه)

اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز كاری به آن مراجعه كنید. آیا وظایفی كه به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا كمك می‌كنند كه به اولویت‌هایتان برسید و آنها را كامل كنید؟ همیشه كارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی كه به طور خودكار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی كه مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا كند.

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف كارهایی می‌شود كه در رسیدن به اولویت‌ها كمك نمی‌كند یك ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را كه باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی كنید. راه‌هایی را جستجو نمایید كه این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا كارها را به صورت مناسب بین نیروهای كاری تقسیم كنید.

 

3- تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف كننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند كه ما روی اهدافمان تمركز كنیم. در حالی كه با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یك یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را كه مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی كنید. سپس عامل ویژه‌ای را كه ممكن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت كند، مشخص سازید.

 

3-1- مهمترین عوامل اتلاف وقت

جلسات غیر ضروری

میز یا محدوده كار نابسامان

تلفن‌های غیرضروری

صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها

دسته بندی اوراق بیش از یك بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها

مشكل داشتن با تكنولوژی(اختلال در كار كامپیوترها)

صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های كاری برای دیگران

اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی

اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات

اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی

تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به كارهای انجام شده

انجام كارهایی كه می‌توان به دیگران محول نمود.

انجام كار بدون بازده در اوج خستگی

تغییر برنامه زمان بندی سفرها

تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها

لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را كه با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری كنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و كارهای اداری بی‌پایان می‌شود. جلساتی را كه باید در آن شركت كنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنید. خواهید دید كه اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. همچنین بپرسید آیا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را برای كاری كه فكر خلاق می‌خواهد، كنار بگذارید. به عنوان یك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.

ممكن است بخش عمده‌ای از وقتتان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الكترونیكی) شود. از همكارانتان درخواست كنید كه رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این كه واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد كنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمركز نمایند و مهم‌تر از همه این كه قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یك بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امكان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین كنید تا مطمئن شوید كه فرایند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یك اثر عمیق دارد.

مدیریت زمان

3-2- كاهش وقفه‌ها و نگهداری تمركز با اجرای چند اصل ساده

تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور كنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.

افراد را تشویق كنید كه مسئله كاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الكترونیكی با شما در میان بگذارند.

پیام‌های كتبی و الكترونیكی را در یك محدوده زمانی مشخص بررسی كنید.

از افراد بخواهید كه نامه‌های الكترونیكی غیر ضروری را برای شما نفرستند.

هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نمایید. سپس یك دوره كاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.

در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را كه باید درباره آن بحث كنیم این نكته است» یا «یك مورد دیگر قبل از این كه شما بروید» كه نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام كنید.

افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف كنید: «من چه كاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»

یك شوخی كوچك را تجربه كنید: وقتی شخصی می‌گوید امكان دارد یك دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یك دقیقه تنظیم كنید.

3-3- برگه‌ها و اسناد

بسیاری از اوقات اوراقی كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روی اولویت‌ها می‌شود. هیچ قاعده كلی برای این كه چگونه اوراق را مدیریت كنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌كنند در حالی كه افرادی هم هستند كه تنها یك میز خلوت زمینه ساز افكار واضح آنها می‌شود. مهم است كه از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یك سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.

البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر می‌دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص كنید، اتخاذ یك روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان كنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول كشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن كه اجازه دهید كارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیك روی میزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزیابی كنید و مشخص نمایید كه آیا باید آن را كنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی كنید.

كم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارك می‌تواند شما را گرفتار سازد. اگر چه ممكن است شما برای بایگانی و دسترسی مدارك به كارمندان اجرایی تكیه كنید، اما بهتر است یك سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یكی از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا كردن سندی كه به آن نیاز فوری دارید، ناكام نمی‌بینید. ضمناً همكارانتان را هم تشویق كنید كه از یك رویه سیستماتیك برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.

3-4- چند نكته برای بایگانی مدارك

اوراق را قبل از بایگانی كردن تاریخ بگذارید.

كاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را كه نیاز ندارید كنار بگذارید و مدارك اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید.

پاكت نامه‌های باز نشده را كه در رابطه با كار شما نیست دور بریزید مگر این كه نشانی پستی آن مشخص باشد.

مدارك امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید.

پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب كنید.

۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری كه به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.

بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید.

پرونده كارهای در دست اقدام را نزدیك میزتان بگذارید.

هر گاه یك كاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یك علامت بگذارید تا بدانید كه برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود.

یك فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.

4- محیط كار مناسب

ممكن است ناگهان دریابید كه توانایی‌هایتان در انجام وظایف كاهش یافته است و بعد از چند ساعتی كه از زمان شروع كار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط كار خود دقت نمایید. شاید وسایلی كه با آن سر و كار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...

برای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یك محیط راحت و سالم ضروری است. محل كارتان را بررسی كنید تا دریابید چگونه ممكن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل كند. وقتی كه همزمان در حال كار با سند چاپی و رایانه هستید از یك نگهدارنده سند استفاده كنید. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه كلید را روی یك سطح كه در زیر میز به صورت كشویی حركت می‌كند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یك زیرپایی استفاده كنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی كه می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا كنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

 

5- كنترل زمان تلفن

قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:

من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟

آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟

آیا یك نامه الكترونیكی موثرتر نیست؟

چگونه می‌توانم این گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون این كه صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟

برای این كه یك تماس تلفنی مؤثر باشد یك فهرست اولویت بندی شده از مواردی كه باید درباره آن بحث كنید تهیه نمایید. هر مطلبی را كه فكر می‌كنید در طول مكالمه به آن مراجعه خواهید كرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع كنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم كه هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».

وقتی كه نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید كرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی كنید. قبل از گذاشتن پیام یك نفس عمیق بكشید، سپس به صورت فشرده صحبت كنید. اگر شخصی كه به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی كنید، البته به آهستگی، تا شخصی كه به پیام گوش می‌دهد بتواند آن را بنویسد. نام محل كارتان را هم بگویید. سپس مهم‌ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مكالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یك گفتگو است یادآوری نمایید كه چه موقع در دسترس هستید.

 

6- واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها

بسیاری از افراد در صورت واگذاری كار به دیگران دچار آشفتگی می‌شوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیت‌ها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه می‌دهد روز كاری را با تأكید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام كارها در جزئیات كم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت كنید. چند مسئله اساسی وجود دارد كه افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی كه مانع كار شماست فكر كنید:

 

مسئله اول: «هیچ كس وظایف را آن طوری كه من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممكن است این مسئله حقیقت داشته باشد كه برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام می‌دهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد كه همه فعالیت‌های شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری می‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید كه ممكن است آن شخص وظایف را به قدر كافی رضایتبخش انجام دهد.

مسئله دوم: «هیچ كس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممكن است این نكته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری می‌تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر كافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید.

مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممكن است اولین بار كه می‌خواهید كاری را به شخص دیگری واگذار كنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امكان دارد مجبور شوید این كار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تكرار نمایید. این رویه موقتی است و همكاران به تدریج كار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی كه نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌كنید.

با تقسیم بندی فعالیت‌ها در سه سطح می‌توانید یك روش كاری جدید در پیش بگیرید:

(1) وظایفی كه مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.

(2) وظایفی كه ممكن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.

(3) وظایفی كه یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع كنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام كارهای سطح ۲ آموزش دهید. این كار باعث می‌شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان كه وظایف سطح ۱ است تمركز كنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد كه كار به او محول می‌شود. در كل صرف یك مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد كرد. مطمئن شوید شخصی كه مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع كافی دارد:

اهداف، اولویت‌ها، فرصت زمانی، اهمیت كارها

نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی كه می‌توان در موقع نیاز به آنها مراجعه كرد.

به خاطر داشته باشید كه انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه كاری، در محدوده‌های مشخص برای همكاران مسئولیت‌های جدید تعریف كنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی‌های ایشان، منابع و امكانات كافی برای انجام كار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا كنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنید و صبور باشید. به كسی كه مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان كافی بدهید تا سرعت بگیرد.

صرف وقت كم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یك ذخیره كننده فوری وقت است و گاهی یك سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یك سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذكرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.




نوشته شده در تاریخ جمعه 17 اردیبهشت 1389 توسط سعید حاج حیدری
درباره وبلاگ
نویسندگان
آرشیو مطالب
پیوندهای روزانه
آمار سایت
بازدیدهای امروز : نفر
بازدیدهای دیروز : نفر
كل بازدیدها : نفر
بازدید این ماه : نفر
كل مطالب : عدد
آخرین بازدید :
آخرین بروز رسانی :